第一章 總 則
第一條 為貫徹落實(shí)中央關(guān)于深化改革創(chuàng )新、形成充滿(mǎn)活力的科技管理和運行機制要求，改革和創(chuàng )新科研項目等資金會(huì )議費使用和管理方式，根據《國務(wù)院辦公廳關(guān)于改革完善中央財政科研經(jīng)費管理的若干意見(jiàn)》(國辦發(fā)〔2021〕32號)、《山東省人民政府辦公廳關(guān)于改革完善省級財政科研經(jīng)費管理的實(shí)施意見(jiàn)》(魯政辦發(fā)〔2022〕6)等文件精神，結合學(xué)院實(shí)際，特制定本辦法。
第二條 本辦法適用于使用縱向科研項目資金、院級科研項目資金、橫向科研項目資金舉辦(含主辦、承辦)的以科學(xué)研究、決策咨詢(xún)、學(xué)術(shù)交流等為主要內容的各類(lèi)會(huì )議，包括學(xué)術(shù)會(huì )議、學(xué)術(shù)論壇、研討會(huì )、評審會(huì )、座談會(huì )、中期檢查會(huì )、項目結題驗收會(huì )、咨詢(xún)會(huì )、答辯會(huì )等。
第三條 科研會(huì )議應堅持實(shí)事求是、厲行節約、精簡(jiǎn)高效的原則，嚴控會(huì )議數量、規模和會(huì )期，改進(jìn)會(huì )議形式，注重會(huì )議質(zhì)量、提高會(huì )議效率，加強預算管理，控制會(huì )議成本。
第四條 會(huì )議費使用和管理職責如下：
（一）項目負責人應了解并遵守有關(guān)財經(jīng)法律法規和會(huì )議費管理制度，依法、據實(shí)報銷(xiāo)會(huì )議費，對會(huì )議費使用的合規性、合理性、真實(shí)性和相關(guān)性承擔直接責任。
（二）科研與發(fā)展規劃處審批和監督相關(guān)會(huì )議費預算支出，督促、審查項目負責人合理、合規報銷(xiāo)會(huì )議費。
（三）財務(wù)審計處依據科研項目會(huì )議費管理辦法和審批結果，實(shí)施會(huì )議費報銷(xiāo)、審核。
第二章 會(huì )議審批備案
第五條 各類(lèi)會(huì )議在舉辦前，項目負責人編制《科研項目會(huì )議費預算審批表》（見(jiàn)附件），報科研與發(fā)展規劃處負責人、分管院長(cháng)、院長(cháng)審批通過(guò)后，在預算限額內舉辦會(huì )議。會(huì )議費預算需列明會(huì )議的名稱(chēng)、會(huì )議類(lèi)別、主要內容、時(shí)間、地點(diǎn)、舉辦會(huì )議的方式(舉辦、受托承辦、協(xié)助舉辦)、代表人數、工作人員數、所需經(jīng)費及列支渠道等。會(huì )議費預算要細化到具體的會(huì )議開(kāi)支項目。
第六條 項目負責人應當根據會(huì )議性質(zhì)、主要內容確定會(huì )議人數和天數，嚴格控制會(huì )議規模、限定工作人員數量。
第七條 舉辦國際會(huì )議。舉辦國際會(huì )議的應有上級部門(mén)的批準文件。
第八條 各項目組須堅持會(huì )議審批管理制度，嚴格控制會(huì )議數量、會(huì )期、規模，注重會(huì )議質(zhì)量，提高會(huì )議效率。
第九條 會(huì )議應當不斷改進(jìn)形式，充分運用電視電話(huà)、網(wǎng)絡(luò )視頻等現代信息技術(shù)手段，降低會(huì )議成本，提高會(huì )議效率。
第十條 會(huì )議優(yōu)先安排在學(xué)院內部會(huì )議室。因工作需要必須在校外召開(kāi)的，國內會(huì )議原則上應安排在政府采購目錄內賓館。
第十一條 參會(huì )人員以在青單位為主（超過(guò)50%為在青單位人員）的會(huì )議原則上不得到外地召開(kāi)。不得到黨中央、國務(wù)院明令禁止的風(fēng)景名勝區召開(kāi)會(huì )議。
第十二條 除必須住會(huì )的情況外，會(huì )議召開(kāi)地代表和會(huì )議工作人員原則上不安排住宿。
第十三條 審批通過(guò)后的《科研項目會(huì )議費預算審批表》報科研與發(fā)展規劃處備案。
第三章 會(huì )議費開(kāi)支范圍和標準
第十四條 會(huì )議費開(kāi)支范圍包括住宿費、伙食費、場(chǎng)地租賃費、交通費、文件印刷費、辦公用品費、會(huì )議服務(wù)費等。
第十五條 科研項目會(huì )議費開(kāi)支不實(shí)行綜合定額控制。使用科研項目資金舉辦會(huì )議應在批準的會(huì )議費預算額度內嚴格執行，執行過(guò)程中如需調整或追加，須報經(jīng)項目負責人同意后實(shí)施。報銷(xiāo)時(shí)，須附項目負責人審簽的預算調整說(shuō)明。
第十六條 下列費用可納入會(huì )議費預算，從相應的支出科目中據實(shí)列支：
（一）會(huì )議代表參加會(huì )議所發(fā)生的城市間交通費，原則上由參會(huì )人員回單位報銷(xiāo)；確因工作需要，邀請專(zhuān)家、學(xué)者和有關(guān)人員參加會(huì )議，對確需負擔的住宿費、城市間交通費、國際旅費，可由主辦單位在會(huì )議費中報銷(xiāo)。
(二)會(huì )議整理出版論文集費用可在出版費中列支。
(三)會(huì )議舉辦者根據需要，向邀請參會(huì )專(zhuān)家發(fā)放的咨詢(xún)費、講座費、評審費等勞務(wù)費用，可在專(zhuān)家咨詢(xún)費預算中按規定報銷(xiāo)。
（四）利用橫向課題經(jīng)費舉辦會(huì )議可按照合同約定管理和使用會(huì )議經(jīng)費。
第四章 會(huì )議費管理
第十七條 項目組在會(huì )議結束后應當及時(shí)匯總各項資料和票據，填寫(xiě)會(huì )議費報銷(xiāo)單，統一辦理報銷(xiāo)手續。會(huì )議費報銷(xiāo)時(shí)應提供：
(一)蓋公章的會(huì )議通知(含會(huì )議議程)和會(huì )議審批文件；
(二)會(huì )議費支出明細清單；
(三)實(shí)際參會(huì )人員簽到表(如無(wú)法提供簽到表，可提供參會(huì )人員名單、聯(lián)系方式)；
(四)會(huì )議服務(wù)單位提供的費用發(fā)票、原始明細單據、電子結算單、委托協(xié)議(合同)等資料；
(五)其他相關(guān)材料。
第十八條 嚴禁借會(huì )議名義組織會(huì )餐、安排宴請或公款旅游；嚴禁預存、套取會(huì )議費設立“小金庫”；嚴禁在會(huì )議費中列支公務(wù)接待費。
第十九條 財務(wù)審計處嚴格審核會(huì )議費開(kāi)支，對未經(jīng)批準召開(kāi)會(huì )議的，以及超范圍、超標準的開(kāi)支不予報銷(xiāo)。
第五章 監督和監管
第二十條 各項目應當加強對會(huì )議舉辦活動(dòng)和經(jīng)費報銷(xiāo)的內控管理，自覺(jué)接受學(xué)院有關(guān)部門(mén)的監督檢查。
第二十一條 學(xué)院紀檢監察、財務(wù)審計等部門(mén)根據職責，對會(huì )議費管理使用情況進(jìn)行監督檢查。對發(fā)現的問(wèn)題，按上級和學(xué)院的相關(guān)規定處理。
第六章 附 則
第二十二條 本辦法由科研與發(fā)展規劃處、財務(wù)審計處負責解釋。
第二十三條 本辦法自發(fā)布之日起執行。
